Priorização:
O que é importante: Dentro da organização, situações comuns tornam-se importantes para o bom andamento dos processos. Um exemplo básico é a programação de pagamentos no DDA ou mesmo a conciliação da movimentação bancária diária. Estas tarefas são de suma importância dentro do mês para estar em dia com as obrigações junto aos fornecedores e que toda a movimentação efetuada foi lançada no sistema e está apta a ser enviada ao parceiro contábil.
O que é urgente: Trata-se de alguma situação ou tarefa que não pode ser adiada ou caiu de paraquedas e precisa ser dado a máxima atenção. Dentro da área de TI podemos citar como exemplo um cliente que teve que modificar o regime tributário e necessita que seja parametrizado os novos impostos, pois era do Simples Nacional. Diferente por exemplo de um ajuste em relatório, o qual não deixa de ser importante, porém não é urgente naquele momento. Trazendo para a área contábil/fiscal, podemos citar a apuração dos impostos e entrega das obrigações acessórias, mas dependemos das informações do cliente, o qual tem dificuldades em repassar essas informações por falta de tempo ou mesmo incapacidade do ERP em entregar a informação.
Quando o caos ocorre: Entre o importante e o urgente, existe uma linha muito tênue. Muitas vezes por pressão, colocamos algo importante na frente de uma tarefa urgente. Por exemplo, digamos que numa visita a um cliente, combinamos uma reunião para discutir determinado assunto numa data/horário e por não termos um controle de agenda, coincidiu com outro compromisso inadiável. Isso pode acabar desencadeando uma situação desconfortável perante ao cliente e eu tenho que buscar um outro recurso de maneira emergencial para atender esta demanda. Temos que fugir das máximas “Urgente é tudo aquilo que não foi providenciado a tempo.” ou “Depois eu vejo, ainda tem tempo!”
Otimização:
Conhecer a rotina: É de suma importância que sejam mapeados todos os processos em que estamos inseridos. Isso nos dará uma visão global e por consequência irá identificar gargalos de tempo.
Criar procedimentos: Uma vez conhecendo a rotina e os gargalos, podemos antecipar determinadas situações e criar procedimentos para atender da melhor forma possível, determinado requisito. Isso por sua vez é muito importante, pois com o procedimento registrado, outra pessoa poderá executar com o treinamento adequado, além de demonstrar a pró-atividade perante a empresa.
Avaliar os procedimentos: É importante fazer uma avaliação de tempos e tempos sobre os procedimentos, verificar se não há como melhorar ou fazer de forma diferente, tornando-o mais eficiente. Como exemplo podemos citar um procedimento para a geração de guias de pagamento de impostos. Descrevo todas as operações, os códigos a serem utilizados e tenho salvo o endereço do site no meu navegador. Como irei pegar férias e outra pessoa irá executar o processo, incluo no procedimento, o endereço eletrônico de onde é emitida a guia.
Automação:
API’s e Webservices: É notável como a informática revolucionou o nosso trabalho. Pensar que as notas eram emitidas em máquinas de escrever com uma calculadora ao lado e agora, através de sistemas informatizados (ERP’s), aumentamos exponencialmente a nossa produtividade. Aliado a isso, o próprio Governo investiu em modernização e possibilitou o envio de notas fiscais, guias de impostos e obrigações acessórias, via API’s e Webservices. Podemos aqui citar exemplos práticos de aplicação do uso de webservice, a EFD REINF e a NF-e. Já para API podemos elencar a integração com a rede bancária referente a DDA, extratos e cobrança.
RPA: A Automação Robótica de Processos convertido para o português, nada mais é do que a automatização de processos que requerem muito tempo para serem executados pelas pessoas. Um exemplo prático desta automação é a captura de arquivo XML ou mesmo o tratamento de aviso de vencimento dentro do ERP. Imagine quanto tempo levaria para organizar os XML’s encaminhados por todos os fornecedores e efetuar a manifestação ou o tempo necessário para levantar os boletos que estão vencendo/vencidos, encaminhando aviso por e-mail a cada cliente.
Integrações com ERP: Peça chave da parceria entre contabilidade e seu cliente, a possibilidade de integração de informações entre sistemas, torna os processos de fechamento, apuração de impostos e entrega de obrigações, mais ágeis e com um grau de confiabilidade maior. Claro, aqui temos que fazer algumas ponderações bem importantes:
a. O cliente deve alimentar o seu ERP com todas as informações fiscais e financeiras, para que seja possível o envio para a contabilidade;
b. O ERP deve possibilitar o envio destas informações dentro de um formato aceitável pelo sistema do parceiro contábil;
c. Torna-se um diferencial para o ERP, quando este possibilita auditar as informações, antes de seu envio. Desta forma, o cliente pode revisar os dados que serão gerados no processo de integração. É importante ressaltar que o cliente é o dono da informação e a contabilidade é um parceiro que pode auxiliar na forma mais correta de tratá-la.
Portal Contábil: Alguns softwares possuem uma ferramenta que otimiza o processo do parceiro contábil, onde é possível a extração de relatórios, parametrização e exportação dos arquivos contábeis, além da geração de obrigações acessórias como EFD ICMS/IPI e EFD Contribuições.
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